Vos données lors d’un appel

Qui décide de l’usage de vos données

Lorsque vous appelez un garage équipé de Prospectrum, votre appel peut être pris par un assistant téléphonique animé par une intelligence artificielle. Cet assistant vous l’annonce dès sa première phrase.

C’est le garage que vous avez appelé qui décide de ce que deviennent vos données : il en est le responsable de traitement au sens du RGPD. Prospectrum fournit l’outil et agit uniquement pour son compte et sur ses instructions, en qualité de sous-traitant (article 28 du RGPD).

En pratique : pour toute question ou toute demande concernant vos données, adressez-vous d’abord au garage. Si vous ne parvenez pas à le joindre, écrivez-nous à contact@prospectrum.ai — nous transmettrons votre demande au garage concerné, à qui il revient d’y répondre.

Ce qui est collecté

• Votre numéro de téléphone, tel qu’il s’affiche à l’appel.
• L’enregistrement audio de la conversation.
• La transcription écrite de la conversation et son résumé.
• Ce que vous indiquez pendant l’appel : votre nom, votre véhicule ou sa plaque d’immatriculation, le motif de votre appel, les détails du rendez-vous.

Rien d’autre n’est collecté à votre sujet : ni votre position, ni vos contacts. Votre numéro peut être vérifié auprès de l’opérateur téléphonique afin d’écarter les appels automatisés indésirables, mais aucune autre information extérieure n’est recueillie. Vous n’avez pas à communiquer d’information sensible (santé, situation personnelle) pour prendre un rendez-vous.

L’enregistrement fait partie du service et démarre dès la prise de l’appel : il ne peut pas être interrompu en cours de conversation, y compris si l’assistant vous met en relation avec le garage. Si vous ne souhaitez pas être enregistré, rendez-vous directement au garage ou écrivez-lui.

Pourquoi

• Prendre en charge votre appel : répondre à votre demande, fixer ou modifier un rendez-vous, transmettre un message au garage, organiser un rappel.
• Vous envoyer par SMS la confirmation ou le rappel de votre rendez-vous.
• Faire fonctionner et sécuriser le service : corriger les erreurs, prévenir les usages abusifs et contrôler la qualité des réponses de l’assistant.

Bases légales (article 6 du RGPD) : l’exécution des mesures précontractuelles et du service que vous demandez, pour la prise de rendez-vous (art. 6.1.b) ; l’intérêt légitime du garage et de son prestataire à disposer d’un service fiable et sûr, pour la sécurité, la correction des erreurs et le contrôle qualité (art. 6.1.f).

Combien de temps

Ces durées sont des maximums, appliqués par une purge automatique quotidienne : à leur terme, les données personnelles sont supprimées ou définitivement anonymisées. Les deux ans de la fiche client correspondent au rythme réel de retour en atelier — le contrôle technique est biennal — afin de vous reconnaître si vous rappelez, sans conserver au-delà.

À qui vos données sont transmises

Pour fonctionner, le service s’appuie sur des prestataires techniques. Ils n’interviennent que sur instruction, n’utilisent vos données ni pour leur propre compte ni à des fins publicitaires, et sont liés par contrat aux mêmes obligations (article 28.4 du RGPD). Il s’agit de :

• un opérateur de téléphonie et de SMS ;
• des prestataires de traitement vocal par intelligence artificielle (reconnaissance de la parole, génération des réponses, synthèse de la voix) ;
• un hébergeur, chez qui les données sont stockées et chiffrées en France.

Certains de ces prestataires sont établis hors de l’Union européenne, principalement aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les garanties du chapitre V du RGPD : décision d’adéquation, ou clauses contractuelles types accompagnées d’une analyse d’impact du transfert.

Prospectrum ne vend, ne loue ni ne cède vos données. Nous n’utilisons pas les enregistrements ni les transcriptions pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle, et nous retenons des prestataires dont les conditions excluent cet usage — dans la limite de ce à quoi ils s’engagent contractuellement.

Le garage, lui, accède à vos échanges avec l’assistant : c’est le sens même du service. Chaque garage n’accède qu’à ses propres appels.

Voir la liste nominative des prestataires

Y a-t-il une décision automatisée ?

Non. L’assistant prend des rendez-vous et transmet des demandes ; aucune décision produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative n’est prise de façon automatisée. L’assistant est conçu pour ne pas poser de diagnostic ni donner de conseil technique — ces questions sont transmises au garage — sans que l’absence totale d’écart puisse être garantie. Par ailleurs, un filtrage automatique des appels indésirables peut interrompre un appel avant sa prise en charge, selon les règles définies par le garage et le type de ligne appelante ; si votre appel est interrompu à tort, contactez directement le garage.

Vos droits

Vous disposez, sur les données vous concernant, des droits suivants (articles 15 à 22 du RGPD) :

• accéder à vos données et en obtenir une copie ;
• les faire rectifier si elles sont inexactes ou incomplètes ;
• en demander l’effacement ;
• demander la limitation de leur traitement ;
• vous opposer à leur traitement pour un motif tenant à votre situation particulière ;
• recevoir les données que vous avez fournies dans un format réutilisable (portabilité).

Ces droits s’exercent auprès du garage que vous avez appelé, qui en est le responsable. Si vous ne parvenez pas à le joindre, écrivez à contact@prospectrum.ai : nous relaierons votre demande. Le garage doit vous répondre dans un délai d’un mois, qu’il peut prolonger de deux mois si votre demande est complexe (article 12.3 du RGPD).

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — ou sur cnil.fr.